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Encodage comptable : le compte est bon !
Les fondements de l'encodage
La comptabilité est incontournable pour toute entreprise, et cumule les quatre caractéristiques typiques des processus dont l’automatisation est bénéfique :
- des volumes de documents (factures) importants,
- une multiplicité d’informations structurées (dates, montants, code de TVA, numéro d’entreprise, téléphone, numéros de comptes…), donc aisément automatisables,
- des flux continus, qui nécessitent un travail quotidien pour les équipes comptables de la direction financière,
- des besoins règlementaires de consolidation des informations.
Mais, avant d’automatiser un processus comptable, une première étape est cruciale, car elle conditionne la qualité, la fiabilité, la fluidité et la rapidité des étapes de gestion des factures : l’encodage.
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Rappelons qu’il s’agit de vérifier (manuellement ou, mieux, automatiquement) l’exactitude des informations saisies dans le journal correspondant et de repérer les éventuels défauts (numéro de pièce, dates et période, imputation, données bancaires…), de définir la conformité (présence des mentions obligatoires, application des bons codes de TVA, écritures comptables, respect des conditions de vente…), d’identifier d’éventuelles erreurs de calcul (par exemple pour les montants de TVA, de pénalités, d’escompte…), de rapprocher une facture de son bon de commande, d’achat ou de livraison, d’affecter les montants à la bonne nomenclature, dans la bonne classe du plan comptable, et de stocker les factures dans le bon dossier client ou fournisseur, classé par exercice fiscal ou par types d’opérations.
Toutes ces tâches demandent généralement un investissement significatif, d’autant que la plupart sont encore effectuées manuellement.
Que l’on se rassure : ce n’est pas une fatalité pour les équipes qui sont chargées de l’encodage, étape incontournable pour vérifier la qualité de « matière première » qui alimente tous les processus comptables.
Aujourd’hui, les solutions logicielles de dématérialisation permettent d’automatiser cette phase, à partir de son écran ! L'automatisation de cette étape engendre pour les entreprises et les experts-comptables des avantages indéniables, à court, moyen et long terme.
Des avantages... à court terme ?
Des avantages... à moyen terme ?
Des avantages... à long terme ?
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